در سال ۱۳۵۴ بر اساس اصلاحیه مورخ ۲۸/۱۲/ ۱۳۵۳ قانون استخدام کشوری و به موجب بند ۶ قسمت ب ماده ۶۰۴ قانون مذکور وظیفه ارزشیابی و کارایی در دستگاه های اجرایی کشور، به منظور راهنمایی آن ها در جهت برقراری روش­های صحیح اداری و اصول مدیریت و گزارش آن به نخست وزیر، به سازمان امور اداری، استخدامی کشور منتقل و در پی آن دفتر ارزشیابی سازمان­ های دولتی تشکیل شد.

در سال ۱۳۵۹ دفتر ارزشیابی سازمان­ های دولتی در سازمان امور اداری و استخدامی کشور منحل و اقدامات مربوط به ارزیابی کارایی و عملکرد دستگاه­های اجرایی تا سال ۱۳۷۶ متوقف شد. در سال ۱۳۷۹ نیز پس از ادغام در سازمان برنامه و بودجه و امور اداری و استخدامی کشور و تشکیل سازمان مدیریتی و برنامه ریزی کشور، این وظیفه بر عهده دفتر ارزیابی عملکرد سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور گذاشته شد.

در عصر حاضر، ارزیابی عملکرد در مقایسه با گذشته تکامل یافته و همپا با سیر توسعه اندیشه­ های مدیریت فرایند، ماهیت و کارکرد­های آن توسعه و گسترش زیادی یافته است.( امانی، ۱۳۹۱)

۲-۴ تعریف اندازه گیری عملکرد

گسترش فعالیت­های اقتصادی پدیده تازه ای نیست اما بدون شک جهانی شدن بارزترین و مهم ترین وجه تمایز اقتصادی امروز و دیروز جهان است. افزایش رقابت در سطح اقتصادی و بین‌المللی یکی از مهمترین دستاوردهای جهانی شدن اقتصاد است. برای مقابله با این طوفان تحول و دگرگونی های عظیم و تسلیم نشدن در برابر این تهاجم رقابتی، سازمان­ها از دیرباز یک نقطه اشتراک دارند و آن معطوف داشتن رویکردها و تمرکز تمام تلاش­ها به سمت رسیدن به نتایج می‎باشد. (تفرشی و کاظمی، ۱۳۸۶)

سازمان­ های امروزی باید خود را با دو متغیر مؤثر یعنی تغییرات فناوری و رقابت جهانی هماهنگ سازند و لذا باید از وضعیت آگاهی داشته باشند تا بتوانند در مقابل تغییرات سریع و بی وقفه از خود واکنش مناسب نشان دهند، لازمه این کار نیز آگاهی از شرایط موجود و پیش‌بینی وضعیت آینده است. برای دست یابی ‌به این هدف لاجرم همه سازمان­ها باید برای خود راهبرد از پیش تعیین شده-ای داشته یاشند که دور نمای اهداف سازمان در آن مشخص شده باشد. در واقع سازمان­ها نیاز به یک سیستم مدرن و جامع سنجش عملکرد دارند که با در نظر گرفتن راهبرد مناسب سازمان، با دیدی جامع نگر آن را مورد ارزیابی قرار دهند(رستم پور و همکاران، ۱۳۸۹)

عملکرد به چتری تشبیه می شود که تمامی مفاهیم مورد نیاز یک سازمان برای دستیابی به موفقیت و فعالیت­های مرتبط با آن را پوشش می‎دهد. ‌به این علت که نوع عملکرد یک سازمان خاص معمولاً منحصر به فرد است، مفهوم عملکرد کلی یک سازمان، پدیده ای پیچیده است. ‌بنابرین‏ برای درک مفهوم عملکرد سازمان، بایستی به اهداف راهبری آن توجه نماید. (کوهزادی، ۱۳۸۹)

مدل­ها یا چهارچوب­های طراحی سیستم به سازمان­ها ‌در مورد تعدادی از ابعاد عملکرد که بایستی اندازه گیری شوند دید می­ دهند، اما هیچ کدام ابزاری را در اختیار نمی‎گذارند. همچنین اتلی (otley) بر این عقیده است که چهارچوب ها یا مدل ها به تنهایی یک سیستم کامل محسوب نمی‎شوند. چارچوب ها، دیدگاه های مختلفی را برای دسته بندی­ شاخص­ های عملکرد فراهم کرده، به افراد فرصت می‎دهند که به توازن بین نیازهای کسب و کار توجه کنند. اما آن­ها به یک سازمان نمی‎گویند که چه چیز را اندازه بگیرند و سازو کاری برای تعیین اهدافی که باید برآورده شوند، ندارند. لازم است که اندازه گیری عملکرد در مدیریت کسب وکار ادغام شود و اکنون فرایندهای مدیریتی ای توسعه یافته اند که این کار را انجام می‎دهند. در واقع این فرایند­های توسعه یافته در مرحله طراحی و پیاده سازی به کار می‌آیند. (کوهزادی، ۱۳۸۹)

استوارت(۲۰۰۷) ارزیابی عملکرد سازمان را بیان چگونگی عوامل مؤثر بر موفقیت سازمان از ابعاد اقتصادی و اجتماعی تعریف کرد. (وجدانی، ۱۳۹۱)

آرتور(۱۹۹۴) در ارزیابی عملکرد سازمان، قابلیت سوددهی را بهترین شاخص برای تعریف و شناسایی اینکه چه چیزهایی در یک سازمان درست و چه چیزهایی غلط است را معرفی کرد که علاوه بر قابلیت سوددهی به عنوان یک اندازه گیری اولیه برای موفقیت سازمان قابل بررسی است. (وجدانی، ۱۳۹۱)

ارزیابی عملکرد هر سازمان مستلزم داشتن معیارها یا شاخص­ هایی است که بتوان از طریق آن­ها عملکرد را سنجید. این کار به وسیله اختصاص داده ­های عددی به عملکرد سازمان صورت ‌می‌گیرد. در این رابطه دو اشتباه اساسی ممکن است انجام گیرد: (کوهزادی، ۱۳۸۹)

1. 1. عدم اندازه گیری خصوصیات کلیدی که از جهت عملکرد شرکت با رضایت مشتری بحرانی است.

1. نامربوط یا نامناسب بودن معیارها.

‌در مورد اشتباه اول، سازمان نمی‎تواند انتظارات مشتری را به بهترین نحو برآورده سازد و ممکن است مزیت رقابتی خود را از دست بدهد. ‌در مورد دوم، سازمان با توجه خود را به نواحی معطوف می‎سازد که از نظر مشتری با اهمیت نیست و موجب اتلاف منابع و زمان می‎گردد.

۲-۵ فرایند ارزیابی عملکرد

ایجاد، شکل دادن و اجرای ارزیابی عملکرد خود دارای فرایند و مراحلی است که متناسب با سازمان مورد نظر، اهداف و استراتژی­ های سازمان، انتظارات و خواسته­ های مدیران و طراحان فرق می­ کند. یک سیستم ارزیابی عملکرد را نمی­ توان یک بسته آماده و از پیش تعیین شده خریداری کرد. به هر صورت فرایند طراحی، تهیه و اجرای سیستم ارزیابی عملکرد از ۹ قدم تشکیل شده است:

قدم اول: شناسایی اهداف و فرایندهای کسب وکار

قدم دوم: تعریف شاخص ها برای هر یک از اهداف

قدم سوم: گسترش و توسعه اهداف و شاخص ­ها

قدم چهارم: تعیین پذیرش و مقبولیت.

قدم پنجم: تعریف منابع داده ­ها و ارزش­های مورد انتظار

قدم ششم: قضاوت درباره امکان فنی و بازدهی اقتصادی.

قدم هفتم: اجرای یک سیستم ارزیابی عملکرد.

قدم هشتم: استفاده ازیک سیستم ارزیابی عملکرد.

قدم نهم: بهبود فرایندهای کسب و کار و اصلاح مداوم شاخص ها.(kueng, 1999. 149-159).

۲-۶ اهداف اندازه گیری عملکرد

گفته مشهور از پیتر دراکر تأکید دارد” چیزی که قابل اندازه گیری نیست قابل مدیریت نیست”. این تعبیر ممکن است هدف از اندازه گیری عملکرد را به سادگی، مدیریت عملیات توصیف کند اما مدیریت عملیات بی شک تنها یکی از اهداف اندازه گیری عملکرد است. دیگر اهداف اندازه گیری عملکرد به شرح ذیل است: (کوهزادی، ۱۳۸۹)

الف)هم‌راستا سازی راهبرد و فعالیت­ها