بسیار مهم است که تنها فعالیت‌های بحرانی را برای اندازه‌گیری انتخاب کنیم. این فعالیت‌ها را اندازه‌گیری می‌کنیم تا بتوانیم آن‌ ها را کنترل کنیم. در هنگام انتخاب بایستی روی فضاها و فرآیندهای کلیدی تمرکز کرد نه بر روی انسان‌ها.

قدم۳: شناسایی اهداف و استاندارهای عملکرد

وجود اهداف و استانداردها بسیار مهم است؛ در غیر این صورت هیچ پایه منطقی برای اندازه‌گیری، تصمیم‌گیری و عمل وجود ندارد. اهداف عملکردی می‌توانند برای ۱) فرآیندهای خروجی ۲) فعالیت‌های بحرانی که خروجی را تولید می‌کنند، در نظر گرفته شوند.

قدم۴: اعمال شاخص‌های عملکرد

قدم۵: شناسایی گروه‌های مسئول

در این مرحله مناسب است بدانیم که باید داده ها را جمع‌ آوری کند، عملکرد فعلی را تحلیل/ گزارش کند و …

قدم۶: جمع‌ آوری داده ها

قدم۷: تحلیل/ گزارش عملکرد واقعی

قدم۸: مقایسه عملکرد فعلی با هدف

قدم۹: تشخیص اقدامات اصلاحی لازم

قدم۱۰: اعمال تغییرات در جهت همسویی با اهداف

قدم۱۱: تشخیص اهداف و شاخص‌های جدید مورد نیاز (قلیزاده، امیرتیموری و پورنظری، ۱۳۸۸)

محقق دیگری فرایند ارزیابی عملکرد را در ۳ مرحله؛ تدوین ابزار ارزیابی، ارزیابی و نتیجه‌گیری ارزیابی تقسیم‌بندی ‌کرده‌است (بولین^[۹]، ۱۹۹۸).

در برنامه‌ریزی جهت بررسی امکان‌پذیری و نیز بررسی اثربخشی و کارآمدی برنامه‌ریزی صورت گرفته در سه مرحله برنامه ها مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. این مراحل را می‌توان به شرح ذیل بیان کرد (راهنمای ارزیابی عملکرد دستگاه‌های اجرایی، ص۳۵):

مرحله اول؛ ارزیابی پیش از اجرا (امکان‌سنجی برنامه ها)

مرحله دوم؛ نظارت و ارزیابی حین اجرا (نظارت)

مرحله سوم؛ ارزیابی پس از اجرا (ارزشیابی).

امکان‌سنجی پیش از اجرا یا فقدان ظرفیت‌های فنی، نهادی، قانونی و مالی را برای اجرای دریای آزاد ارزیابی کرده و درجه واقع‌بینی اهداف و سیاست‌ها را افزایش می‌دهد که این نوع ارزیابی خود می‌تواند از نتایج ارزیابی برنامه های گذشته برای انجام صحیح ارزیابی قبل از اجرا استفاده کند. نظارت حین اجرا خطاهای هدف‌گذاری، برآورد منابع، اثربخشی و یا خطاهای اجرایی یا انحرافات ناشی از تغییر شرایط پیرامونی را شناسایی کرده زمینه‌ساز اقدام به موقع برنامه‌ریزان برای اصلاح برنامه ها خواهد شد و ارزیابی‌های پس از اجرا یا ارزشیابی معناداری، کارآمدی و اهمیت برنامه ها و دریای آزاد در حرکت به سمت توسعه تصویری واقعی از وضعیت موجود اقتصادی و اجتماعی در آستانه برنامه های بعدی ارائه خواهد داد.

هر فرآیندی شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و اقدامات با توالی و ترتیب خاص منطقی و هدف دار می‌باشد. در فرایند ارزیابی عملکرد نیز هر مدل و الگویی که انتخاب شود، طی مراحل و رعایت نظم و توالی فعالیت‌های ذیل ضروری می‌باشد (راهنمای ارزیابی عملکرد دستگاه‌های اجرایی، ص۳۷):

الف) تدوین شاخص‌ها و ابعاد و محورهای مربوطه و تعیین واحد سنجش آن‌ ها.

ب) تعیین وزن شاخص‌ها به لحاظ اهمیت آن‌ ها و سقف امتیازات مربوطه.

ج) استاندارد گذاری و تعیین وضعیت مطلوب هر شاخص.

د) سنجش و اندازه‌گیری از طریق مقایسه عملکرد واقعی پایان دوره ارزیابی با استاندارد مطلوب از قبل تعیین‌شده.

و) استخراج و تحلیل نتایج.

۲-۲-۴ ابعاد ارزیابی عملکرد

باید از ارزیابی کوچک‌ترین اجزاء تأثیرگذار در عملکرد یک نهاد شروع کرده و با طی کردن سلسله‌مراتب سازمانی و استفاده از اطلاعات ارزیابی اجزا و ارزیابی عملکرد نهاد پرداخت برای ارزیابی یک نهاد در چهار سطح ضروری است (سعادت، ۱۳۷۷، ص۱۶۷).

۲-۲-۴-۱ عملکرد کارکنان

این نوع ارزیابی، ارزیابی کوچک‌ترین واحد یک سازمان می‌باشد. ادبیات موجود در حوزه مدیریت در این حوزه بسیار فراوان می‌باشد. در مدل‌های بسیاری برای ارزیابی عملکرد کارکنان ارائه شده است و هر کدام از الگوهای ارائه شده در این حوزه با تکیه بر شاخص‌هایی که برای ارزیابی معرفی کرده‌اند به ارائه شیوه‌ای برای سنجش عملکرد کارکنان می‌پردازد. در این حوزه می‌توان رویکردهای فراوانی را عنوان نمود.

۲-۲-۴-۲ ارزیابی عملکرد بخشی از یک سازمان

این ارزیابی که به عنوان زیرمجموعه‌ای از ارزیابی سازمانی می‌باشد برای ارزیابی عملکرد یک سازمان ضروری است. از آنجا که یک سازمان متشکل از زیرمجموعه‌ها (بخش‌هایی) مختلف می‌باشد که مجموع این بخش‌ها سازمان را تشکیل می‌دهد لذا برای ارزیابی عملکرد سازمان ارزیابی عملکرد این زیرمجموعه­ها و مبنایی با شاخص‌ها و معیارهای ارزیابی آن‌ ها ضروری است. در این نوع ارزیابی ابتدا اهداف و مأموریت‌های یک بخش در راستای اهداف و مأموریت‌های دستگاه مشخص‌شده و سپس شاخص‌های ارزیابی آن‌ ها تعریف‌شده و به محاسبه شاخص‌ها و سپس ارزیابی نتایج شاخص‌ها اقدام می‌شود.

۲-۲-۴-۳ ارزیابی عملکرد یک مدیر

از آن جا که در هر سازمان نقش مدیر آن سازمان با عنوان یکی از عوامل مهم رهبری و هدایت سازمان غیرقابل اغماض می‌باشد، لذا ارزیابی عملکرد مدیر برای آگاهی از انجام نقش راهبردی خود برای دستیابی به نتایج صحیح ارزیابی عملکرد یک سازمان ضروری است.

۲-۲-۵ اثرات ارزیابی عملکرد

در جریان ارزیابی عملکرد که برنامه ها بر اساس اهداف از پیش تعیین‌شده طراحی گردیده همواره مورد سنجش و اندازه‌گیری قرار می‌گیرد. در اینجا است که تحقق استراتژی برنامه ها، مدیریت کیفیت، اثربخشی، مدیریت بهره‌وری و دیگر موارد که همواره از دیدگاه‌های مدیریتی مورد توجه قرار دارد درصد رشد و یا تضعیف هر یک سنجش می‌گردد. طراحی که روش‌ها و خط مشی‌های عمومی و کلی را برای دست یافتن به هدف‌های خاص در نظر می‌گیرد به ویژه طرحی برای استراتژی صنفی برای آینده، طرح‌ریزی استراتژیک یعنی مطالعه، فرایند یا فعالیتی مبنی بر تهیه طرح‌های استراتژی (محمدزاده، ۱۳۷۵، ص۳۵).

از وظایف چهارگانه اساسی مدیریتی اولین وظیفه، برنامه‌ریزی است که بر حسب تعریف رسمی عبارت است از فرایند تعیین هدف‌ها و تدوین برنامه ها برای تحقق آن‌ ها. هدف‌ها نتایج مشخصی هستند که شخص می‌خواهد به دست آورد. برنامه ها،پایه های عملیاتی هستند که توضیح می‌دهند که چگونه هدف‌ها تحقق می‌یابد. برنامه‌ریزی سرآغاز فرایند مدیریت است و مراحل بعدی کوشش‌های مدیریتی در زمینه‌سازمان دهی (تخصیص و تنظیم منابع برای انجام فعالیت‌های لازم)، هدایت (راهنمای تلاش‌های منابع انسانی برای اطمینان یافتن از انجام وظایف در سطح مطلوب) و کنترل (نظارت بر امور و انجام اقدامات اصلاحی لازم) پس از آن صورت می‌گیرد. مدیریت کاربردی ۵ گام فرایند برنامه‌ریزی را تبیین می‌کند (محمدزاده، ۱۳۷۵، ص۳۶):

۱- هدف‌ها باید تعیین‌شده و در حد کافی مشخص باشد.

۲- موقعیت فعلی باید شناسایی شود.

۳- عواملی که در دستیابی به هدف مؤثر هستند باید شناسایی شوند.

۴- برنامه های مورد نیاز برای دستیابی به هدف باید تدوین شود.

۵- برنامه عملیاتی اجرا و نتایج باید ارزیابی شود.

۲-۲-۶ اهمیت ارزشیابی عملکرد