ثبت الکترونیکی اگر چه قالب جدیدی دارد اما در بسیاری موارد از عناوین سنتی ‌در مورد تهدیدهای علیه آن استفاده می‌شود، عناوینی از قبیل؛ جعل، سرقت هویت، تحریف، تزویر، سوءاستفاده، گواهی دروغین و … مطرح می‌باشند.البته لازم بذکر این اینکه به معنای نا کارآمدی ثبت الکترونیکی نیست. نکته دیگر اینکه تأسیس دفاتر ثبت الکترونیکی، به معنای اختصاص بخشی از فعالیت‌های دفاتر اسناد رسمی موجود به امر ثبت الکترونیکی یا تخصصی شدن دفاتر اسناد رسمی فعلی می‌باشد. هدف از این امر، صیانت از اصول و قواعد و عرف چندین ساله نظام ثبتی کشور، از طریق سپردن امور به متصدیان قانونی می‌باشد. البته دفاتر اسناد رسمی در صورت نداشتن تخصص فنی، باید از کارشناسان مربوطه و متخصص امر، استفاده نمایند (السان، پیشین، ص ۵۷).

۳-۱-۳٫ جایگاه امضای الکترونیکی در ثبت اسناد

مطابق ماده ۱۳۰۱ قانون مدنی، «امضایى که در روى نوشته یا سندى باشد بر ضرر امضا کننده دلیل است» مقنن در این ماده به یکى از مهمترین آثار امضا، یعنى دلیل بودن سند امضا شده به نفع امضا کننده توجهى نداشته است. به طور کلى نوشته منتسب به اشخاص در صورتى قابل استناد است که امضا شده باشد. امضا نشان تأیید اعلامهاى مندرج در سند و پذیرش تعهدهاى ناشى از آن است و پیش از آن، نوشته را باید طرحى به حساب آورد که موضوع مطالعه و تدبر است و هنوز تصمیم نهایى درباره آن گرفته نشده است (زرکلام، پیشین، صص ۵۳-۵۲).

اگرچه ایجاد حق و تکلیف به عنوان مهمترین اثر امضا در اکثر اسناد، مورد توجه حقوق ‌دانان قرار نگرفته، با این‌حال می‌توان از ماده ۶۵ قانون ثبت اسناد و املاک (مصوب ۱۳۱۰ با اصلاحات و الحاقات بعدی) آن را استنباط کرد. به موجب این ماده، «امضاى ثبت سند پس از قرائت آن به‌توسط طرفین معامله یا وکلاى آن ها دلیل بر رضایت آن ها خواهد بود». از ماده مذکور استنباط می‌شود که عدم امضاى سند ثبت شده از سوى شخص یا اشخاص ذینفع و یا متعهد، مفهومى جز بی‌اعتبارى و فقدان هر گونه اثر حقوقى براى آن سند ندارد.

با ثبت سند و طى تشریفات امضا، «سندى که مطابق قوانین به ثبت رسیده رسمى است و تمام محتویات و امضاهاى مندرج در آن معتبر خواهد بود مگر اینکه مجعولیت آن سند اثبات شود» (ماده ۷۰ ق.ث). ‌بنابرین‏ امضا کننده نمی‌تواند امضاى خود را انکار یا در درستى محتواى سند رسمى تردید کند و فقط می‌تواند جعلیت یا بی‌اعتبارى قانونى این دسته از اسناد را اثبات نماید (قانون ثبت اسناد و املاک ایران و اصلاحات و الحاقات بعدی، مصوب ۱۳۱۰/۱۲/۲۶.). تصدیق صحت امضا، در نظام سنتى ثبت اسناد از جمله وظایفى است که بر عهده سران دفاتر نهاده شده (بند ۳ ماده ۴۹ ق.ث) و در قانون دفاتر اسناد رسمى و کانون سردفتران و دفتریاران، دفترى به نام «دفتر گواهى امضا» پیش‌بینى شده که بنابر ماده ۲۰ قانون ثبت، «دفترى است که منحصراًً مخصوص تصدیق امضا ذیل نوشته‌هاى عادى است و نوشته تصدیق امضا شده با توجه به ماده ۳۷۵ قانون آئین دادرسى مدنى مسلم‌الصدور شناخته می‌شود». به نظر می‌رسد، «دفاتر خدمات صدور گواهى الکترونیکی» مذکور در باب دوم قانون تجارت الکترونیکى (مواد ۳۱ و ۳۲) ‌به این دفاتر شباهت زیادى دارند و تطبیق آنهادر گفتارهاى آینده خالى از فایده نخواهد بود.

۳-۱-۳-۱٫ ارکان تضمین‌کننده تصدیق محضری

شاید مهمترین کاری که دفترخانه‌های سراسر ایالات متحده انجام می‌دهند، تصدیق محضری است. این کار نوعاً برای تأیید مدارکی که دارای ارزش مالی زیادی بوده و به ویژه برای انتقال اموال غیرمنقول که باید در دفاتر اسناد رسمی ثبت شوند، انجام می‌گیرد (السان ، پیشین، ص ۷۱). اعتبار تصدیق محضری منوط به وجود پنج شرط زیر است:

۳-۱-۳-۱-۱٫ حضور فیزیکی شخص

امضا کننده سند باید شخصاً نزد سردفتر حاضر شده و در اتاق واحدی رودررو با او تبادل‌نظر نماید. حضور فیزیکی به سردفتر این اختیار را می‌دهد که نه تنها به هویت امضاکننده پی ببرد، بلکه بررسی‌های متعارف را نیز برای احراز رضای باطنی و هوشیاری وی در هنگام امضا به عمل آورد. سردفتر همچنین از این طریق فرصتی به دست می‌آورد تا وضعیت دماغی امضاکننده را بررسی نماید که این امر خود، بعدها می‌تواند در حل و فصل دعاوی راجع به سند صادر شده راهگشا باشد. حضور فیزیکی رکن بنیادین تصدیق محضری است، زیرا چهار تضمین دیگر دفترخانه بدون حضور شخص امضاکننده نمی‌تواند موثق باشد (السان ، پیشین، ص ۶۷).

۳-۱-۳-۱-۲٫ تشخیص هویت

دفترخانه باید به طور قطعی و به دور از هر گونه شک و شبهه‌ای امضا کننده اسناد را بشناسد، حال یا از طریق اطلاعات شخصی که برای تشخیص هویت وی در اختیار دارد، سوگندنامه شهود قابل اعتمادی که وی را می‌شناسند یا اوراق هویت قابل استناد. شناخت دقیق به صرف آشنایی سردفتر با امضای یک شخص میسر نمی‌گردد، حضور فیزیکی امضا‌کننده برای تشخیص هویت وی از سوی سردفتر اهمیت بسیار زیادی دارد.

۳-۱-۳-۱-۳٫ صدیق محضری توسط امضاءکننده

حضور فیزیکی و تشخیص هویت بدون وجود یک قرینه بی‌معنا است و آن عبارت از عمل «تصدیق محضری» امضای سند و معامله مشخصی است که این قرینه را فراهم می‌سازد.

تصدیق محضری امضاکننده سه جنبه دارد. نخست، پذیرش اینکه امضای سابق متعلق به اوست که این امر می‌تواند به طور ضمنی با انجام امضا در حضور سردفتر باشد. دوم، ابراز اراده آزاد امضاکننده در پذیرش مفاد سند امضا شده و سوم، در این تصدیق رسمی، سمت امضاکننده اعم از اصیل، وکیل، مدیر شرکت، شریک، امین و غیره نیز معلوم می‌گردد.

۳-۱-۳-۱-۴٫ فقدان اجبار

در تصدیق محضری ضرورت دارد که سردفتر این امر را که «امضاکننده» از سوی اشخاص ثالث در معرض تهدید مستقیم جسمانی (بدنی) یا اکراه نیست، مورد بررسی قرار دهد.

۳-۱-۳-۱-۵٫ هوشیاری

در تصدیق محضری بررسی و اعلام نظر سردفتر ‌در مورد اینکه امضاکننده در زمان امضای سند عاقل وهوشیار بوده، نیز ضرورت دارد. در برخی از ایالات آمریکا تصریح شده که تشخیص هوشیاری امضاکننده از جمله تکالیف قانونی سردفتر است. هرچند، تنها سردفتر بی‌دقت است که در صورت تردید معقول در علم و اطلاع امضاکننده سند معامله، به ثبت آن اقدام می‌ورزد (السان، پیشین، ص ۶۸). بر طبق فناوری پایساخت کلیدعمومی، گواهی دیجیتالی مجموعه‌ای از کارت هویت و قلم الکترونیکی می‌باشد. همانند مدارک شناسایی فعلی چون گواهینامه‌های رانندگی و گذرنامه‌ها، در هنگام صدور نشانه‌ای برای تشخیص هویت وجود دارد، اما به محض صدور گواهی دیجیتالی، بر مالک واجب است که از سوءاستفاده دیگران جلوگیری نموده و گم شدن، سرقت یا در مخاطره بودن آن را اعلام نماید. برخلاف اوراق هویت سنتی، گواهی دیجیتالی دارای رمز ورود یا روال خاصی برای دسترسی است که باید به دقت محافظت شده و فاش نگردد (همان، صص ۷۰-۶۹٫).