1. 1. توالی و تعاملات کارویژه‌های سازمان (سطح صفر- چهارچوب مفهومی کارویژه‌های سازمان)

   

1. 1. توالی و تعاملات فرآیندها (سطح ۱ – نقشه‌های کلان فرآیندها)

1. 1. فعالیت‌ها (مراحل کلیدی) یا رخ داده های درون یک فرایند موجود (سطح دوم- نقشه جزئیات فرایند)

1. تعریف جزئیات یک فرایند و نقاط کنترل (سطح سوم- نقشه جزئیات فرایند)

این بازنمایی چند سطحی، فرایند تحلیل عملیات از بالاترین سطح سازمان را تا سطح فعالیت‌ها و رویه‌های خاص را ممکن و آموزش و درک کار را تسهیل می‌کند. نقشه چند سطحی فرایند، یک سلسله مراتب از فلو ‌چارت‌ها و فهرست‌های مورد استفاده از طریق تعریف فرآیندها تا سطح فعالیت‌ها و وظایف و دستورالعمل‌ها می‌باشد. در ادامه هر یک از سطوح به صورت اختصار تشریح می‌گردد.

سطح صفر:

چهارچوب مفهومی از کارویژه‌های سازمانی است.

سطح (۱): نقشه‌های کلان فرایند

دیدگاه کلی در بازنمایی فرایند با یک نگرش کلان، که اجزاء اصلی سیستم سازمان است، شروع می‌شود. در این نوع از نقشه‌ها توالی و تعاملات فرآیندهای سازمان را نشان می‌دهد. (شکل ۲-۳)

شکل شماره۲-۳٫ فرایندهای اصلی کارویژه

سطح (۲): نقشه‌ خرد فرایند

این نوع نقشه توالی مراحل کلیدی یا فعالیت‌ها را در فرایند برای تبدیل داده ها به ستاده‌ها توصیف می‌کنند. به عبارت دیگر مراحل کلیدی یک فرایند را شناسایی کرده و در چارت مراحل کلیدی و مسئول انجام فرایند را مشخص می‌کند.

سطح (۳) : نقشه جزئی‌تر فرایند

این نوع نقشه مراحل انجام هر فعالیت و نقاط کنترل را در یک فرایند توصیف می‌کند.

۲-۱-۸- مراحل(چرخه) ایجاد مهندسی مجدد فرایندها

با توجه به اینکه، چرخه ایجاد مهندسی مجدد فرایندها نه تنها درک ما را از فرایندها افزایش می‌دهد بلکه در درک نیازمندی های آن ها به ما کمک می‌کند. ‌بنابرین‏ برای شناخت و درک عمیق مهندسی مجدد فرایندها مراحل (چرخه) ایجاد مهندسی مجدد فرایندها را بررسی می‌کنیم.

مراحل پیاده سازی مهندسی مجدد فرایندها را در یک سازمان می توان به ۶ مرحله تقسیم کرد (Jung, Chio, Song 2007) که عبارتند از:

مرحله اول: ایجاد یا طراحی فرایند^[۵]

مرحله دوم: مدلسازی فرایند^[۶]

مرحله سوم: تحلیل اولیه فرایند^[۷] (تحلیل قبل از اجرای فرایند)

مرحله چهارم: تصویب و اجرای فرایند^[۸]

مرحله پنجم: تحلیل ثانویه فرایند^[۹] (تحلیل بعد از اجرای فرایند)

مرحله ششم: رشد و تکامل فرایند^[۱۰]

در ابتدا، چارچوب اولیه فرایند به وسیله طراحان و متخصصان فرایند طراحی و ایجاد می شود که دانش کافی در باره انجام و نحوه ی اجرای فرایند دارند. به عبارت دیگر خبرگان و آگاهان با توجه به هدف مورد نظر چارچوب فرایندی را طراحی می‌کنند. خبرگان و طراحان فرایند کسانی هستند که دانش کافی ‌در مورد فرایند و چگونگی اجرای آن دارند. هنگام طراحی فرایند باید به کسانی که به نوعی با فرایند سروکار دارند توجه شود مانند کارگران (کسانی که فعالیت های فرایند را انجام می‌دهند)، مشتریان (کسانی از خروجی های فرایند بهره می‌برند) و شرکای. به عبارت دیگر طراحان نیازها و ایده های گوناگون را تحلیل و ترکیب می‌کنند. به عبارت دیگر در طراحی فرایند باید یک نگاه به فرایند و یک نگاه به دینفعان باشد. چون در این مرحله مؤلفه‌ های گوناگونی در نظر گرفته می شود این مرحله را مدلسازی فرایند می‌گویند. یعنی باید چارچوب فرایندی طراحی شده را با متغیرهای ذینفعان مدلسازی کرد.فرایند طراحی شده به زبان مدلسازی فرایند، قالب فرایند ((process template نامیده می شود. (۱۹۹۸،Davenport) در مرحله سوم یا مرحله تحلیل قبل از اجرای فرایند با به کار بردن متدهای تحلیلی گوناگون مانند متد تحلیل ساختار،PERT/CPM و تکنیک های شبیه سازی مانند perti-net قالب ساختار ایجاد شده اصلاح و بهینه می شود. منظور از مرحله تحلیل فرایند این است که قبل از اجرای فرایند باید از امکان پذیر بودن آن اطمینان حاصل نمود. در طول مرحله تصویب و اجرای فرایند نمونه آزمایشی از قالب های فرایندی ایجاد شده اجرا و بازیابی می‌شوند. در این مرحله فرایند طراحی شده به صورت آزمایشی اجرا می شود تا نقایص و کاستی های آن شناسایی و برطرف گردد. طراحان بعد از اجرای آزمایشی با توجه به کاستی های شناسایی شده در مرحله قبل تحلیل های مناسب را انجام می‌دهند و بر طبق نتایج این تحلیل ها قالب فرایندی مناسب برای نمونه فرایند طراحی شده را استنتاج می‌کنند. این مرحله تحلیل ثانویه یا تحلیل بعد از اجرا نام دارد به عبارت دیگر فرایند ایجاد شده به طور آزمایشی اجرا می شود تا اصلاحات مناسب روی آن انجام شود و بعد از این مرحله فرایند نهایی می شود ((Jung, Chio, Song 2007.

به طور کلی، آگاهان فرایندی را طراحی نموده و با توجه به ذینفعان گوناگون آن را مدلسازی می نمایند و بعد از تحلیل مقدماتی برای شناسایی کامل نقاط ضعف آن و نهایی کردن فرایند آن را به صورت آزمایشی اجرا می‌کنند.

در فرایند مهندسی مجدد این مراحل به صورت یک حلقه در نظر گرفته می شود و ابتدا و انتهای آن مشخص نیست. به طور پیوسته و مداوم باید اجرا گردد تا فرایند بهنگامی خود را حفظ کند.

۲-۲- مدیریت دانش

۲-۲-۱- مفاهیم و سلسله مراتب دانش

در شکل زیر سلسله مراتب دانش مشخص شده است.

شکل ۲-۲ سلسله مراتب دانش

خرد

دانش

اطلاعات

داده‌

اغتشاش

شکل شماره۲-۴٫ سلسله مراتب دانش

اغتشاش^[۱۱] – ۱

المانها و یا نمادهایی که به خودی خود دارای هیج مفهومی نیستند.

۲- داده^[۱۲]

داده ها، رشته واقعیت‌هایی عینی و مجرد ‌در مورد رویدادها هستند. (افرازه،۱۳۸۴).

در تعریفی دیگر، داده ها شامل یک سلسله تراکنش‌های ثبت شده می‌باشند. به عنوان مثال وقتی که یک شخص به فروشگاهی می‌رود و خرید می‌کند و بابت آن پول پرداخت می‌کند در واقع داده هایی را تولید می‌کند. این داده ها شامل زمان رفتن به فروشگاه، اسامی کالاهای خریداری شده، نام فروشگاه و یا مقدار پولی باشد که می‌پردازد. در واقع داده ها، خود حقیقت‌ها نیستند اما حقایق را بازنمایی می‌کنند. جورج ون کراگ و دیگران (۲۰۰۰،Von Keogh)

تعاریف مختلفی که برای داده وجود دارد به صورت زیر است:

۱- داده ها، سمبل‌هایی (نشانه هایی) از چگونگی و کمیت واقعیت‌اند.

۲- داده ها، وقایع، تصاویر یا صداها (تفسیر+ معنی) را شامل می‌شوند.

۳- داده ها، موضوع یا متن، واقعه، رمز، تصویر و صدا (ارزش وصفی+ معنی+ ساختار) را در بر می‌گیرند. (افرازه، ۱۳۸۴).

۳- اطلاعات^[۱۳]

اطلاعات در واقع، یک بسته پیام می‌باشد که این پیام می‌تواند مکتوب، شنیداری و یا دیداری باشد.